Webshop koppelen aan je boekhouding: zo werkt het

Waarom koppelen: het dubbele werk voorbij

Zonder koppeling voer je alles twee keer in: de bestelling staat in je webshop én moet als factuur of verkoopboeking in je administratie. Dat kost tijd, en overal waar mensen overtypen sluipen fouten in. Met een koppeling gaan bestellingen, betalingen en btw-gegevens automatisch van je webshop naar je boekhoudpakket, meestal binnen minuten na de bestelling.

Wat er te koppelen valt

• Bestellingen en facturen: elke order wordt automatisch een boeking of factuur in je pakket, met de juiste btw-codes.
• Betalingen: uitbetalingen van je betaalprovider worden gematcht met de bijbehorende bestellingen.
• Klanten: nieuwe klanten komen als relatie in je administratie, zonder dubbelen.
• Voorraad en producten: ook de andere kant op kan: voorraadstanden of productdata synchroniseren tussen webshop, kassa en voorraadsysteem.

Dit werkt met de gangbare Nederlandse pakketten: e-Boekhouden, Exact, SnelStart en Moneybird hebben allemaal een goede API, en Shopify aan de webshopkant ook.

Standaardkoppeling of maatwerk?

Voor veelvoorkomende combinaties (bijvoorbeeld Shopify naar e-Boekhouden) bestaan kant-en-klare koppel-apps met een maandabonnement. Mijn eerlijke advies: dekt zo’n standaardkoppeling jouw situatie, gebruik die dan; dat is goedkoper dan bouwen.

Maatwerk wordt de betere keuze wanneer:

• de standaardkoppeling jouw btw-situatie, kortingen of bundels niet aankan;
• je iets wilt synchroniseren waar geen app voor bestaat;
• je meerdere systemen tegelijk wilt verbinden, met eigen logica ertussen;
• de abonnementskosten van meerdere koppel-apps optellen tot meer dan eenmalig bouwen.

Zo ziet zo’n traject eruit

Eerst brengen we samen in kaart welke gegevens waarheen moeten en wat er met uitzonderingen gebeurt (retouren, deelbetalingen, buitenlandse btw). Daarna bouw ik de koppeling op basis van de officiële API’s van beide pakketten, testen we met echte data en gaat hij stil op de achtergrond draaien. Een overzichtelijke koppeling staat er binnen een tot twee weken.

Wat kost een koppeling?

Een maatwerkkoppeling is vaak een kleiner project dan gedacht: eerder dagen dan weken werk. Ik werk met één vast uurtarief en een ureninschatting vooraf; loopt het uit, dan is dat mijn risico. Tel daar tegenover de uren per week die je nu aan overtypen kwijt bent, en de terugverdientijd is meestal kort.

Weten wat er in jouw situatie mogelijk is? Op de pagina API-koppelingen staan de veelgevraagde koppelingen op een rij, of mail direct welke pakketten je gebruikt voor een concrete inschatting.